Grund­sätz­lich erstellt der leis­ten­de Unter­neh­mer eine Rechnung für seine geleis­te­te Arbeit. Es ist jedoch auch denkbar, dass anstatt des Leis­ten­den der Kunde eine Gut­schrift über die erhal­te­ne Arbeit aus­stellt. Dies kann bei­spiels­wei­se dann prak­ti­ka­bel sein, wenn das genaue Entgelt für eine Leistung von vorn­her­ein nicht fest­ge­legt ist. Dieses Prinzip lässt sich anhand eines Bei­spiels ver­deut­li­chen: Eine Autorin verfasst ein Manu­skript und über­lässt einem Verlag das Recht, den Text zu nutzen, Bücher zu drucken und zu ver­kau­fen. Pro ver­kauf­tem Exemplar erhält die Autorin einen fixen Betrag. Nun könnte der Verlag der Autorin mit­tei­len, wie viele Bücher in einer Abrech­nungs­pe­ri­ode verkauft wurden und die Autorin legt ihre Hono­rar­no­te an den Verlag. Alter­na­tiv kann der Verlag eine Gut­schrift an die Autorin über das ver­ein­bar­te Entgelt erstel­len und diese an die Autorin aus­zah­len.

Diese soge­nann­te Abrech­nung im Gut­schrifts­ver­fah­ren hat den Vorteil, dass der leis­ten­de Unter­neh­mer (im obigen Beispiel die Autorin) nicht selbst eine Rechnung aus­stel­len muss. Aus umsatz­steu­er­li­cher Sicht besteht hier aller­dings eine Gefah­ren­quel­le, ins­be­son­de­re für Klein­un­ter­neh­mer. Während der Klein­un­ter­neh­mer (die Autorin) in seiner Rechnung an Kunden keine Umsatz­steu­er aus­wei­sen darf und somit keine Umsatz­steu­er schuldet, könnte es pas­sie­ren, dass diese Tatsache dem Kunden (hier dem Verlag) nicht bekannt ist. Im Rahmen der Abrech­nung im Gut­schrifts­ver­fah­ren passiert umsatz­steu­er­lich dann der Fehler, dass der Kunde eine Gut­schrift für die erhal­te­ne Arbeit erstellt und darauf Umsatz­steu­er ausweist, die er sich als Vor­steu­er abzieht, sofern die ent­spre­chen­den Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sind.

Wider­spricht der leis­ten­de Unter­neh­mer (Klein­un­ter­neh­mer) nicht unver­züg­lich nach Erhalt der unrich­ti­gen Gut­schrift und verlangt eine neu­aus­ge­stell­te Gut­schrift ohne Ausweis von Umsatz­steu­er, so schuldet er diese Umsatz­steu­er aufgrund der Aus­stel­lung der Gut­schrift durch seinen Kunden (Umsatz­steu­er­schuld kraft Rech­nungs­le­gung). Diese Umsatz­steu­er ist an das Finanz­amt zu bezahlen, auch wenn der leis­ten­de Unter­neh­mer eigent­lich Klein­un­ter­neh­mer ist. Erst durch eine Rech­nungs­kor­rek­tur durch den Aus­stel­ler der Gut­schrift fällt die Umsatz­steu­er­schuld kraft Rech­nungs­le­gung weg.

Klein­un­ter­neh­mer sollten also, sofern im Gut­schrifts­ver­fah­ren abge­rech­net wird, ihren Kunden darauf hin­wei­sen, dass sie umsatz­steu­er­li­cher Klein­un­ter­neh­mer sind und dass auf der Gut­schrift (Rechnung) keine Umsatz­steu­er aus­ge­wie­sen werden darf. Wird dennoch Umsatz­steu­er aus­ge­wie­sen, ist es beson­ders wichtig, dass der Gut­schrift unver­züg­lich, am besten schrift­lich, wider­spro­chen wird und der Kunde auf­ge­for­dert wird, eine kor­ri­gier­te Gut­schrift aus­zu­stel­len. Eine Kor­rek­tur durch den Klein­un­ter­neh­mer selbst (z.B. durch Weg­strei­chen der Umsatz­steu­er) wird umsatz­steu­er­lich nicht akzep­tiert, da jene Partei die Gut­schrift zu kor­ri­gie­ren hat, die diese aus­ge­stellt hat.

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