Es ist gängige Praxis zwischen Kunden und Lie­fe­ran­ten, bei lang­fris­ti­gen Pro­jek­ten oder größeren Inves­ti­tio­nen Vor­aus­zah­lun­gen, Anzah­lun­gen oder Teil­zah­lun­gen zu ver­ein­ba­ren, die noch vor dem Ende der aus­zu­füh­ren­den Leistung zu ent­rich­ten sind. Ob dies auf Wunsch des Kunden passiert oder der Wunsch des Lie­fe­ran­ten ist, ist dabei nicht relevant. Umsatz­steu­er­lich bestehen bei An- und Teil­zah­lun­gen bzw. bei Schluss­rech­nun­gen einige Fall­stri­cke, die für den Lie­fe­ran­ten oder auch den Kunden teuer werden können. Die größte umsatz­steu­er­li­che Risi­ko­quel­le für den Lie­fe­ran­ten ist wohl, dass bei einer falschen Abrech­nung mehr Umsatz­steu­er als nötig geschul­det wird, wenn bei­spiels­wei­se Rech­nun­gen falsch aus­ge­stellt wurden. Für den Kunden besteht das Risiko, dass ein etwaiger Vor­steu­er­ab­zug aufgrund einer feh­ler­haf­ten Rech­nungs­le­gung versagt wird.

Ins­be­son­de­re können sich folgende Pro­blem­be­rei­che ergeben:

Eine Voraus- oder Anzah­lung, die vor Aus­füh­rung der Leistung ver­ein­nahmt wird, führt beim Lie­fe­ran­ten zur Umsatz­steu­er­pflicht - das bedeutet, im Zeit­punkt, in dem die Zahlung geleis­tet wird, muss der Lie­fe­rant die Umsatz­steu­er, die auf die Voraus- oder Anzah­lung entfällt, an das Finanz­amt melden und ent­rich­ten. Allein durch die Zahlung steht dem Kunden aller­dings mangels Rechnung noch kein Vor­steu­er­ab­zug zu.

Erstellt der Lie­fe­rant nun ein Dokument mit geson­der­tem Steu­er­aus­weis (z.B. eine Voraus- oder Anzah­lungs­rech­nung oder eine Zah­lungs­auf­for­de­rung o.ä.) für die Voraus- oder Anzah­lung, so muss aus diesem Dokument klar her­vor­ge­hen, dass es sich um die Abrech­nung einer Voraus- oder Anzah­lung handelt. Neben dem Erfüllen der all­ge­mei­nen Rech­nungs­merk­ma­le des Umsatz­steu­er­ge­set­zes emp­fiehlt es sich, diese Abrech­nungs­ur­kun­de ent­spre­chend zu bezeich­nen (z.B. “Anzah­lungs­rech­nung über den am 11.2.2020 ver­ein­nahm­ten Teil­be­trag”, “2. Teil­rech­nung über die ver­ein­bar­te und am 14.2.2020 fällige Abschlags­zah­lung”). Außerdem ist ein­deu­tig durch die Angabe des erwar­te­ten Leis­tungs­zeit­punkts anzu­ge­ben, dass die Leistung erst in Zukunft erbracht wird. Wird die Abrech­nungs­ur­kun­de nach diesen Kri­te­ri­en aus­ge­stellt, entsteht für den Lie­fe­ran­ten keine zusätz­li­che Steu­er­schuld aufgrund der Abrechnung.

Hat der Lie­fe­rant ein kor­rek­tes Abrech­nungs­do­ku­ment für die An- oder Vor­aus­zah­lung erstellt, so steht dem Kunden grund­sätz­lich im Zeit­punkt der Zahlung der Vor­steu­er­ab­zug zu. Bezahlt der Kunde nun aller­dings weniger als auf der Rechnung ange­ge­ben, so schuldet der Lie­fe­rant nur jenen Umsatz­steu­er­be­trag, der sich aufgrund der ver­ein­nahm­ten Zahlung ergibt; eine Rech­nungs­kor­rek­tur ist nicht erfor­der­lich.

Wenn die Leistung schließ­lich fertig erbracht wurde, wird übli­cher­wei­se eine sog. End­rech­nung über den Gesamt­be­trag erstellt. Bei der Rech­nungs­aus­stel­lung ist darauf zu achten, dass die ver­ein­nahm­ten Teil­ent­gel­te und die darauf ent­fal­len­den Steu­er­be­trä­ge korrekt aus­ge­wie­sen werden, damit keine zusätz­li­che Steu­er­schuld aufgrund der End­rech­nung entsteht. Für den Ausweis gibt es laut Ansicht der Finanz­ver­wal­tung drei Vari­an­ten:

1. Die ein­zel­nen ver­ein­nahm­ten Teil­ent­gel­te mit den jeweils darauf ent­fal­len­den Steu­er­be­trä­gen werden in der End­rech­nung abgesetzt.
2. Es genügt auch, wenn vom Gesamt­be­trag der End­rech­nung die Teil­ent­gel­te und die darauf ent­fal­len­den Steu­er­be­trä­ge auf einmal abge­zo­gen werden.
3. Die Umsatz­steu­er in der End­rech­nung wird auf Basis des Rest­ent­gelts ausgewiesen.

Erhält der Kunde eine falsche End­rech­nung, in welcher der gesamte Vor­steu­er­be­trag aus­ge­wie­sen wird, so darf aufgrund dieser Rechnung kein Vor­steu­er­ab­zug geltend gemacht werden. Ein Lie­fe­rant kann auf die Aus­stel­lung einer End­rech­nung ver­zich­ten, wenn das gesamte Entgelt und die darauf ent­fal­len­den Steu­er­be­trä­ge bereits in Voraus- oder Anzah­lungs­rech­nun­gen abge­deckt sind.

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