Dieser Artikel beinhal­tet Infor­ma­tio­nen zur Außen­prü­fung nach der Bun­des­ab­ga­ben­ord­nung („Betriebs­prü­fung“). 2008 fanden über 75.000 Außen­prü­fun­gen statt. Laut einem Rech­nungs­hof­be­richt aus dem Jahr 2005 gilt der Großteil der durch Außen­prü­fun­gen ent­stan­de­nen Mehr­ergeb­nis­se für den Bund als teil­wei­se oder gänzlich unein­bring­lich. Die Abstände zwischen zwei Prü­fun­gen betrugen 2004 bei Groß­be­trie­ben vier Jahre, bei Mit­tel­be­trie­ben 18 Jahre, wobei große Unter­schie­de in den ein­zel­nen Bun­des­län­dern bestanden.

Die Auswahl des zu prü­fen­den Betrie­bes erfolgt durch drei Ver­fah­ren: Bei der Zeit­aus­wahl wählt der Computer die­je­ni­gen Betriebe aus, bei denen eine Prüfung am längsten zurück­liegt. Daneben gibt es die Gruppen- oder Risi­ko­aus­wahl, bei welcher die Auswahl nach einem vom Finanz­mi­nis­te­ri­um erstell­ten Risi­ko­pro­fil erfolgt. Diese beiden Arten der Auswahl umfassen jeweils rund 10 Prozent aller Außen­prü­fun­gen pro Jahr. Am häu­figs­ten ist die Ein­zel­aus­wahl, d.h. die Auswahl durch den Team­lei­ter des Finanz­am­tes. Dabei berück­sich­tigt das Finanz­amt Infor­ma­tio­nen aus dem Team (z.B. Steu­er­erklä­run­gen), aus anderen steu­er­li­chen Berei­chen (z.B. nicht ange­mel­de­te Dienst­neh­mer) und von außen (z.B. anonyme Anzeigen).

Zusätz­lich zur Außen­prü­fung findet alle drei bis fünf Jahre die Gemein­sa­me Prüfung lohn­ab­hän­gi­ger Abgaben (GPLA) statt. Zweck ist die Zusam­men­fas­sung von Ein­zel­prü­fun­gen in einem einzigen Ver­fah­ren. Geprüft werden sämt­li­che lohn­ab­hän­gi­gen Abgaben, das sind Lohn­steu­er, Kom­mu­nal­steu­er, DB, DZ und Sozialversicherungsbeiträge.

Neben einer Außen­prü­fung gibt es die Erhebung und die Nach­schau. Das Finanz­amt ist jeder­zeit berech­tigt Aus­künf­te über alle für die Erhebung von Abgaben maß­ge­ben­den Tat­sa­chen zu ver­lan­gen, wobei jeder­mann zur Auskunft ver­pflich­tet ist. Belie­bi­ge Dritte sind ver­pflich­tet, mündlich oder schrift­lich — durch Vorlage von Unter­la­gen — Aus­künf­te auch über fremde Abga­be­pflich­ten zu geben. Der Abga­be­pflich­ti­ge soll aller­dings zuerst befragt werden. Wird die Ein­sicht­nah­me in Doku­men­te ver­wei­gert kann die Behörde entweder eine Geld­stra­fe bis EUR 5.000,- vor­schrei­ben oder die Befol­gung ihrer Anord­nun­gen nach Erlas­sung eines Beschei­des erzwin­gen. Eine Haus­durch­su­chung ist nicht zulässig. (siehe Teil 2). Bestimm­te Personen, wie etwa Ange­hö­ri­ge, dürfen die Aussage ver­wei­gern. Der wesent­li­che Unter­schied zwischen Nach­schau und Außen­prü­fung ist, dass die Nach­schau der Fest­stel­lung ein­zel­ner Sach­ver­hal­te dient, während eine Außen­prü­fung eine umfas­sen­de Erhebung aller maß­geb­li­chen tat­säch­li­chen wie recht­li­chen Ver­hält­nis­se dar­stellt. Auch im Rahmen einer Nach­schau besteht die Mög­lich­keit der Selbst­an­zei­ge (s.u.).

Vor­zu­le­gen sind nur die für die Erhebung der Abgaben bedeut­sa­men Unter­la­gen, wie zum Beispiel Buch­hal­tung, Lohn­kon­ten, Verträge und Belege. Bespre­chungs­pro­to­kol­le, Akten­ver­mer­ke oder die Kor­re­spon­denz mit dem Steu­er­be­ra­ter müssen nicht offen­ge­legt werden. Es emp­fiehlt sich daher, diese Doku­men­te getrennt von den steu­er­li­chen Auf­zeich­nun­gen / Büchern abzulegen.

In der Regel erfolgt die Ankün­di­gung einer Außen­prü­fung tele­fo­nisch. Der Zeitraum zwischen Ankün­di­gung und Prü­fungs­be­ginn muss min­des­tens eine Woche betragen, es sei denn durch die Ankün­di­gung würde der Prü­fungs­zweck ver­ei­telt. Die Außen­prü­fung beginnt mit Zustel­lung / Übergabe des Prü­fungs­auf­tra­ges. Die Prüfung kann nicht ver­hin­dert werden, jedoch ist eine Ver­schie­bung bei Vor­lie­gen berück­sich­ti­gungs­wür­di­ger Gründe möglich. Der Prüfer hat sich aus­zu­wei­sen. Generell besteht ein Wie­der­ho­lungs­ver­bot, d.h. ein bereits geprüf­ter Zeitraum darf nicht noch einmal geprüft werden. Eine Außen­prü­fung umfasst auch eine Betriebs­be­sich­ti­gung.

Der Prü­fungs­zeit­raum beträgt grund­sätz­lich drei Jahre; Aus­deh­nung als auch Ein­schrän­kung des Zeit­rau­mes sind zulässig. Das Recht eine Abgabe fest­zu­set­zen verjährt prin­zi­pi­ell binnen fünf Jahren; im Fall einer Abga­ben­hin­ter­zie­hung binnen 10 Jahren. Zu beachten ist aber, dass sich die Die Ver­jäh­rungs­frist ver­län­gert sich um ein Jahr durch eine „nach außen erkenn­ba­re Amts­hand­lung“ zur Gel­tend­ma­chung des Abga­ben­an­spru­ches (z.B. Ein­kom­men­steu­er­be­scheid) oder zur Fest­stel­lung des Abga­be­pflich­ti­gen. Nach zehn Jahren tritt absolute Ver­jäh­rung ein, eine Ver­län­ge­rung ist nicht mehr möglich.

Formell richtig geführte Auf­zeich­nun­gen / die Buch­füh­rung haben die Ver­mu­tung der Rich­tig­keit für sich. Sie sind der Erhebung der Abgaben zugrunde zu legen. Steu­er­recht­li­che Grund­re­gel für die ord­nungs­ge­mä­ße Form ist, dass die Buch­hal­tung einem sach­ver­stän­di­gen Dritten inner­halb ange­mes­se­ner Zeit einen Über­blick über die Geschäfts­vor­fäl­le ver­mit­teln kann. Die ein­zel­nen Geschäfts­vor­fäl­le müssen sich in ihrer Ent­ste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen lassen können. Jeder Unter­neh­mer hat zumin­dest die Betriebs­ein­nah­men und –ausgaben auf­zu­zeich­nen und sie jährlich zusam­men­zu­rech­nen. Zeit­ge­recht heißt, die Ein­tra­gun­gen sind spä­tes­tens inner­halb eines Monates und 15 Tagen nach dem Geschäfts­fall vor­zu­neh­men; wird die Umsatz­steu­er vier­tel­jähr­lich ent­rich­tet inner­halb des Quartals und 15 Tagen. Alle Ein­tra­gun­gen sind chro­no­lo­gisch vor­zu­neh­men. Bei der Ver­bu­chung nach Beleg­krei­sen (Kassa, Bank, etc.) muss die chro­no­lo­gi­sche Rei­hen­fol­ge inner­halb der Beleg­krei­se gewahrt sein. Die Auf­zeich­nun­gen / die Buch­füh­rung müssen / muss voll­stän­dig sein. Anla­ge­gü­ter sind in ein Anla­gen­ver­zeich­nis ein­zu­tra­gen. Gewer­be­trei­ben­de Ein­nah­men-Ausgaben-Rechner haben ein Waren­ein­gangs­buch zu führen. Buch­füh­rungs­pflich­ti­ge müssen ein Kas­sa­buch führen, ebenso ein Bankbuch, wobei eine lücken­lo­se Sammlung von Bank­kon­to­aus­zü­gen ein Bankbuch ersetzen kann. Die Auf­be­wah­rungs­frist beträgt min­des­tens sieben Jahre.

Das Bank­ge­heim­nis ver­pflich­tet jede Bank zur Geheim­hal­tung von Infor­ma­tio­nen, welche ihr aus­schließ­lich aufgrund der Geschäfts­ver­bin­dung anver­traut oder zugäng­lich gemacht worden sind. Davon aus­ge­nom­men sind nur Infor­ma­tio­nen im Zusam­men­hang mit einem Straf­ver­fah­ren, sofern eine gericht­li­che Bewil­li­gung vorliegt und in Finanz­straf­ver­fah­ren wegen vor­sätz­li­cher Finanz­ver­ge­hen, aus­ge­nom­men Finanz­ord­nungs­wid­rig­kei­ten. Im Zuge einer Außen­prü­fung nach § 147 BAO muss das Bank­ge­heim­nis gewahrt werden, sofern der Abga­ben­pflich­ti­ge nicht darauf verzichtet.

Vor Beginn der Außen­prü­fung muss der Prüfer fragen, ob Selbst­an­zei­ge erstat­tet wird. Dies ist der letzt­mög­li­che Zeit­punkt. Nur im Fall von Fahr­läs­sig­keit ist eine Selbst­an­zei­ge noch während der Außen­prü­fung möglich, sofern der Prüfer den ent­spre­chen­den Sach­ver­halt noch nicht entdeckt hat. Eine Selbst­an­zei­ge hat straf­be­frei­en­de Wirkung, wenn unver­züg­lich alle für die Abga­ben­ver­kür­zung bedeut­sa­men Umstände offen­ge­legt werden und der geschul­de­te Betrag ent­rich­tet wird. Eine feh­ler­haf­te oder zu spät gestell­te Selbst­an­zei­ge kann straf­mil­dernd wirken. 

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